Microsoft Dynamics 365 Project Operations - NPO (NCE)

Dynamics 365 Project Operations – NPO (NCE) bündelt alle Bausteine, die gemeinnützige Dienstleistungs- und Projektorganisationen benötigen: präzise Angebots- und Budgetierungstools, Ressourcenplanung nach Fähigkeiten, strukturierte Aufgaben- und Terminsteuerung, mobile Zeit- und Spesenerfassung, regelkonforme Umsatzrealisierung und verlässliche Auswertungen – alles auf einer vernetzten Microsoft-Plattform.

KI-gestützte Funktionen wie Copilot unterstützen beim Erstellen von Statusberichten, dem Identifizieren von Risiken und dem Ableiten konkreter Projektaufgaben. In Microsoft Teams arbeiten alle Beteiligten übergreifend zusammen: Gespräche, Dokumente und Apps sind dort verfügbar, wo Entscheidungen fallen. So entsteht ein durchgängiger Fluss – vom Deal über die Planung bis zur Abrechnung – der Transparenz und Wirkung Ihrer Projekte nachhaltig verbessert.

1. Zweck & Zielgruppe

Project Operations – NPO richtet sich an gemeinnützige Organisationen die Projekte mit klaren Leistungen, Meilensteinen und Budgets realisieren: z. B. Bildungs- und Beratungsprogramme, technische Dienstleistungen, Infrastruktur- oder Digitalprojekte, internationale Einsätze oder fördermittelgebundene Vorhaben.

Der Schwerpunkt liegt auf der professionellen Abwicklung von projektbasierten Leistungen – inklusive Angebotsmanagement, Kapazitätsplanung, Nachweisführung, Abrechnung und Compliance. Durch integrierte Workflows und aussagekräftige Kennzahlen behalten Sie Termine, Kosten und Ressourcenauslastung im Griff und steigern gleichzeitig die Projektqualität.

2. Funktionen & Anwendungsszenarien

Die in deinen Abbildungen gezeigten Funktionsbereiche decken den vollständigen Projektlebenszyklus ab:

• Höhere Produktivität mit KI: Copilot unterstützt bei der Automatisierung von Aktionen und nutzt Verarbeitung natürlicher Sprache, um Statusberichte, Aufgabenpläne und Risikoindikationen zu erstellen.
• Verbesserte Genauigkeit: Genaue Angebote, Prognosen und Kostenvoranschläge verkürzen Entscheidungs- und Geschäftszyklen; Subunternehmerverwaltung bleibt nachvollziehbar.
• Optimierter Ressourceneinsatz: Passende Arbeitskräfte mit den richtigen Skills werden projektgenau zugewiesen – Auslastung und Qualität steigen.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Kontext zu Gesprächen, Dokumentation und Apps wird über Microsoft Teams zentralisiert; das gesamte Team arbeitet auf demselben Informationsstand.
• Vereinfachte Zeit- & Kostenprozesse: Standardisierte Vorlagen und mobile Einreichung beschleunigen Genehmigungen und sorgen für lückenlose Nachweise.
• Mehr Projektsichtbarkeit: Erkenntnisse über den gesamten Lebenszyklus hinweg sichern Termin- und Budgettreue und erhöhen die Rentabilität Ihrer Projekte.

Typische NPO-Szenarien: Angebotserstellung und Kalkulation für Förderprojekte, Planung von Fachkräften und Ehrenamtlichen nach Qualifikationen, projektübergreifende Zusammenarbeit mit Partnern, mobile Spesenerfassung im Feld, regelkonforme Umsatzrealisierung (inkl. IFRS) bei Dienstleistungsprojekten und Dashboards für Vorstand und Förderer.

3. Die Dealverwaltung verbessern

Kosten und Preise anpassen

Modellieren Sie robuste Preis- und Kostenverschiebungen – basierend auf Geografie, lokaler Marktwirtschaft, globalen Mitarbeitersätzen und Wechselkursen. So kalkulieren Sie Angebote realistisch und können Förderrichtlinien oder Partnervorgaben präzise abbilden.

Maßgeschneiderte Dealstrukturen verwenden

Erstellen Sie Festpreis-, Zeit-&-Material- oder Vorschussverträge (Retainer) und kombinieren Sie flexible Abrechnungsmodelle. Dadurch lässt sich das Projektgeschäft exakt an Förder- und Auftraggeberanforderungen anpassen.

Dealzyklen verkürzen & Pipeline verwalten

Einheitliche Daten, Vorlagen und Workflows beschleunigen Genehmigungen, reduzieren Rückfragen und machen Entscheidungswege transparent. Ihre Pipeline bleibt sauber priorisiert – mit klaren Übergaben in die Delivery.

4. Produktivität steigern

Über die Werkzeuge für den Erfolg verfügen

Mit Copilot generieren Sie Statusberichte, identifizieren Risiken und leiten Aufgaben ab – direkt aus Projektdaten. Projektleiter sparen Zeit, während die Qualität der Kommunikation steigt.

Projekte bis zur Budgetierung verfolgen

Entwickeln Sie präzise Schätzungen für Arbeit, Ausgaben und Material und vergleichen Sie geplanten mit tatsächlichem Verbrauch. Abweichungen werden früh erkannt – Budgettreue wird messbar.

Projektübergreifend zusammenarbeiten

Bringen Sie Teams rund um Pläne, Umfang und Budget zusammen. Erfassung von Gesprächen, Austausch von Inhalten und Nutzung von Apps erfolgen nahtlos – ideal für verteilte Teams mit Partnerorganisationen.

Anpassen mithilfe von Erkenntnissen

Dashboards und Trendanalysen liefern Hinweise, wo Sie Meilensteine, Ressourcen oder Budgets nachjustieren sollten.

5. Den Einsatz Ihrer Ressourcen optimieren

Planen Sie die Verfügbarkeit und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und externen Kräfte. Das System unterstützt Sie dabei, die richtige Person zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzuplanen – unter Berücksichtigung von Budget, Qualifikation und Projektpriorität.

6. Prozesse vereinfachen

Mobile Einreichung von Zeit- und Kostenaufwand

Zeit und Spesen werden per App oder Browser erfasst, geprüft und genehmigt. Benachrichtigungen halten alle Beteiligten auf dem Laufenden, Compliance-Regeln und Aufbewahrungspflichten bleiben gewahrt.

Compliance vereinfachen & genaue Berichterstattung sichern

Standardisierte Vorlagen, klare Genehmigungswege und vollständige Nachweise machen Audits vorhersehbar und reibungsarm – besonders wichtig bei fördermittelgebundenen Projekten.

7. Unternehmensleistung steigern

Korrekte Umsatzrealisierung

Unterstützen Sie Teams weltweit bei der Einhaltung standardisierter Buchhaltungspraktiken, inklusive IFRS. Leistungen werden periodengerecht erkannt – für realistische P&L- und Liquiditätsprognosen.

Cashflow verbessern & Projektkontoführung präzise steuern

Saubere Prozesse rund um Rechnungsstellung, Abschlüsse und Kostenstellen fördern planbare Zahlungsströme. Alle buchungsrelevanten Vorgänge bleiben projektgenau nachvollziehbar.

Dienstleistungsorientiertes ERP einführen

Über offene APIs integrieren Sie Dynamics 365 Finance oder externe ERP-Systeme und erweitern Ihre Finanzfunktion – ohne Brüche in den Projektdaten.

8. Die Sichtbarkeit verbessern

Wichtige Erkenntnisse visualisieren

Integrierte Dashboards zeigen Ressourcenauslastung, Prognosen und Budgetentwicklung. Führungskräfte passen Pläne schnell an veränderte Bedingungen an und treffen Entscheidungen auf Basis aktueller Zahlen.

Daten demokratisieren & Momentaufnahmen erstellen

Zugriffsgerechte Reports stellen Informationen dort bereit, wo sie benötigt werden. Snapshots erlauben Prognosen auf Grundlage konsistenter Stände – ideal für Vorstandsvorlagen und Förderberichte.

Ist Project Operations für kleine NPOs nicht zu groß?

Sie können schlank starten – etwa mit Kalkulation, Ressourcenplanung und Zeit/Spesen – und später um Finanzen, Integrationen oder erweiterte Berichte ausbauen. Die Plattform skaliert mit Ihren Anforderungen.

Benötigen wir Dynamics 365 Finance?

Für viele NPO-Szenarien genügt Project Operations allein. Für tiefe Finanzprozesse (z. B. Hauptbuch, Kostenrechnung, IFRS-Abschluss) empfiehlt sich die Anbindung an Dynamics 365 Finance oder ein vorhandenes ERP.

Wie hilft Copilot konkret?

Copilot liest Projektdaten kontextbezogen, schlägt Aufgaben vor, erstellt Statusberichte und weist auf Risiken hin – Projektleitende gewinnen Zeit und Konsistenz.

Können externe Partner eingebunden werden?

Ja. Über Teams und sichere Freigaben binden Sie Partnerorganisationen, Subunternehmer und Förderpartner kontrolliert ein.

Project Operations – NPO (NCE) vereint Angebot, Planung, Lieferung und Abrechnung in einem durchgängigen System – mit Copilot-Unterstützung, mobilen Zeit-&-Spesenprozessen und belastbaren Berichten. Für Förderprojekte, Beratungsleistungen oder internationale Einsätze bedeutet das: weniger administrativer Aufwand, höhere Termintreue, solide Nachweise und mehr Fokus auf die eigentliche Wirkung.

Starten Sie mit der Standardkonfiguration und erweitern Sie bei Bedarf um Finanzintegration, spezifische Abrechnungsmodelle, eigene Apps und Workflows. Auf der Microsoft-Plattform bleiben Sie flexibel, sicher und zukunftsfähig – egal, ob Sie wenige Projekte betreuen oder weltweit agieren.

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