Microsoft Dynamics 365 Field Service - Resource Scheduling Optimization - NPO (NCE)

Hinweis: Microsoft Dynamics 365 Field Service – Resource Scheduling Optimization – NPO (NCE) ist kein eigenständiges Produkt, sondern ein Add-on-Produkt für Microsoft Dynamics 365 Field Service. Für die Nutzung ist eine gültige und aktivierte Dynamics 365 Field Service Lizenz erforderlich. Das Add-on erweitert Ihre Umgebung um die automatische Optimierung der Ressourcenplanung auf Basis der Universal Resource Scheduling-Lösung und schließt nahtlos an Ihre bestehende Konfiguration an.

Mit Microsoft Dynamics 365 Field Service – Resource Scheduling Optimization – NPO (NCE) unterstützen wir Organisationen dabei, ihre Ressourcenplanung im Außendienst zu automatisieren und zu optimieren. Das Add-in plant Aufträge automatisch für die Ressourcen, die fachlich, zeitlich und geografisch am besten geeignet sind. So werden Arbeitsaufträge für Technikerinnen und Techniker oder Fälle für den Kundendienst effizient aufgeteilt, ohne dass Disponenten jeden einzelnen Termin manuell zuweisen müssen.

Während Schedule Board und Schedule Assistant bei der Planung einzelner Jobs helfen, geht Resource Scheduling Optimization deutlich weiter: Das Add-in verarbeitet mehrere Aufträge gleichzeitig, berücksichtigt die Anforderungen der Jobs und die individuellen Eigenschaften der Ressourcen und erstellt daraus einen optimierten Gesamtplan. Das Ergebnis: höhere Auslastung, weniger Fahrtzeit und mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.

Resource Scheduling Optimization ist ein kostenpflichtiges Add-In für Dynamics 365 Field Service und baut auf den Entitäten der Universal Resource Scheduling-Lösung auf. In der NPO (NCE)-Variante richtet es sich speziell an Non-Profit-Organisationen und gemeinnützige Einrichtungen, die ihre Serviceeinsätze effizient, transparent und ressourcenschonend planen möchten.

1. Zweck & Zielgruppe

Resource Scheduling Optimization hat das Ziel, die manuelle Einsatzplanung deutlich zu entlasten und zu automatisieren. Gerade bei einem hohen Volumen an Arbeitsaufträgen ist eine manuelle Zuordnung von Jobs zu Ressourcen zeitintensiv und fehleranfällig. Das Add-in übernimmt diesen Schritt und unterstützt Disponentinnen und Disponenten beim Job-Matching, sodass sie sich auf Ausnahmen, Sonderfälle und strategische Aufgaben konzentrieren können.

Die Lösung eignet sich für Organisationen, die:

• viele Außendienstaufträge oder Serviceeinsätze parallel koordinieren müssen,
• ihre Techniker, Teams oder Ressourcen optimal auslasten wollen,
• Service-Level-Vereinbarungen zu Reaktionszeiten und Termintreue einhalten müssen,
• Fahrtzeiten, Kraftstoffkosten und Leerfahrten systematisch reduzieren möchten,
• ihre Kundinnen und Kunden durch verlässliche Ankunfts- und Fertigstellungszeiten zufriedenstellen wollen.

Die NPO (NCE)-Variante ist besonders interessant für Non-Profit-Organisationen, Hilfswerke, soziale Träger oder Bildungseinrichtungen, die ihre begrenzten Ressourcen gezielt einsetzen müssen. Wir helfen dabei, Einsätze so zu planen, dass Menschen, Fahrzeuge, Einrichtungen und Materialien genau dort ankommen, wo sie den größten Nutzen stiften.

2. Funktionen & Anwendungsmöglichkeiten

Microsoft Dynamics 365 Field Service – Resource Scheduling Optimization nutzt die vorhandenen Daten aus Dynamics 365, um Aufträge automatisiert und optimiert zu verteilen. Das Add-in berücksichtigt dabei sowohl die Anforderungen der Jobs als auch die Eigenschaften der Ressourcen und sucht nach Zeitplänen, die die Nutzung maximieren und gleichzeitig die Reisezeit minimieren.

Zentrale Funktionsbereiche:

• Automatische Massenplanung: Im Gegensatz zur Planung einzelner Aufträge über Schedule Board oder Schedule Assistant kann die Resource Scheduling Optimization viele Jobs gleichzeitig verplanen. Das ist ideal bei hohem Auftragsvolumen und wechselnden Prioritäten.
• Job- und Ressourcenmatching: Das Add-in prüft, welche Ressourcen fachlich, zeitlich und geografisch am besten geeignet sind, und ordnet die Jobs entsprechend zu. So passen Auftragsanforderungen und Ressourcenskillset optimal zueinander.
• Maximierung der Ressourcenauslastung: Die Optimierung versucht, freie Kapazitäten zu reduzieren, mehr Termine in den Arbeitstag zu integrieren und damit die Auslastung der Ressourcen zu erhöhen.
• Minimierung der Fahrzeit: Durch eine intelligente Routenplanung werden die Wege zwischen den Einsatzorten verkürzt. So sinken Reisezeit, Kraftstoffverbrauch und Verschleiß an Fahrzeugen – ein wichtiger Kostenfaktor, der die Investition in das Add-in ausgleichen kann.
• Berücksichtigung von Prioritäten: Das System kann Arbeitsaufträge mit hoher Priorität bevorzugen, um Service-Level-Vereinbarungen einzuhalten und kritische Einsätze frühzeitig zu bedienen.
• Konfigurierbare Ziele: Sie legen fest, was im Mittelpunkt einer Optimierung stehen soll – zum Beispiel die Verringerung von Reisezeiten, die Steigerung der Nutzung oder die frühestmögliche Terminvergabe. Mehrere Ziele lassen sich in einer Reihenfolge gewichten, um Kompromisse steuerbar zu machen.

Glossar der wichtigsten Begriffe

• Jobs: Alle Arten von Arbeit, die erledigt werden müssen – zum Beispiel Arbeitsaufträge, Fälle oder Projekte.
• Ressourcen: Personen, Ausrüstung oder Einrichtungen, die einem Job zugewiesen werden können.
• Zeitpläne / Buchungen: Das Zeitfenster, in dem eine Ressource für einen Job reserviert ist.
• Anforderungen: Die Entität, die beschreibt, welche Art Ressource für einen konkreten Job benötigt wird.
• Run (Ausführung): Ein Lauf, in dem die Resource Scheduling Optimization ihre Planungs- und Optimierungslogik ausführt.
• Optimieren: Der Versuch, die bestmöglichen Zeitpläne zu finden, um Reisezeiten zu verkürzen und die Nutzung zu erhöhen.
• Geltungsbereich (Scope): Die Jobs und Ressourcen, die bei einem Optimierungslauf berücksichtigt werden.
• Ziel (Goal): Das angestrebte Ergebnis eines Laufs, zum Beispiel möglichst kurze Reisestrecken, hohe Auslastung oder bevorzugte Planung von Aufträgen mit hoher Priorität.

Typische Planungsszenarien

Die Resource Scheduling Optimization lässt sich flexibel an unterschiedliche Planungsszenarien anpassen. Auf Basis von Jobs, Ressourcen, Zielen und Geltungsbereich konfigurieren Sie genau die Optimierung, die zu Ihrem Alltag passt.

• Über-Nacht-Planung: Die Optimierung läuft automatisch jede Nacht. Neue Jobs werden eingeplant, bestehende Buchungen für den nächsten Tag neu bewertet und bei Bedarf angepasst.
• Optimierung für eine einzelne Ressource: Disponentinnen oder Disponenten können den Zeitplan einer bestimmten Technikerin oder eines bestimmten Technikers für mehrere Tage optimieren lassen, um Stornierungen oder Verschiebungen zu berücksichtigen.
• Simulation: Service-Manager führen Simulationen durch, um zu sehen, wie viele Aufträge in einem Gebiet mit einer bestimmten Anzahl an Ressourcen realistisch erledigt werden können.
• Intraday-Planung: Optimierungsläufe können in kurzen Abständen, zum Beispiel alle 30 Minuten, gestartet werden. So reagiert die Planung auf neue Jobs, Absagen und Verschiebungen im Tagesverlauf.
• Notfallplanung: Bei dringenden Arbeitsaufträgen wird ein Lauf gestartet, der hochpriorisierte Jobs möglichst schnell verplant und ihnen gegenüber weniger dringlichen Aufgaben Vorrang einräumt.

Durch diese Szenarien lässt sich das Add-in exakt auf die Anforderungen Ihrer Organisation abstimmen – von stabilen Tagesplänen bis hin zu hochdynamischen Intraday-Anpassungen.

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Microsoft Dynamics 365 Field Service – Resource Scheduling Optimization – NPO (NCE) ist die passende Ergänzung für alle Organisationen, die viele Aufträge, begrenzte Ressourcen und hohe Serviceanforderungen in Einklang bringen müssen. Das Add-in automatisiert die Zuordnung von Jobs, berücksichtigt Ressourceneigenschaften und Prioritäten und erstellt daraus optimierte Einsatzpläne für Ihren Außendienst.

Durch den Einsatz der Optimierung steigern Sie die Auslastung Ihrer Ressourcen, verkürzen Fahrwege, reduzieren Kosten und verbessern die Einhaltung von Service-Level-Vereinbarungen. Gleichzeitig entlasten Sie Disponentinnen und Disponenten, die sich künftig auf Ausnahmen, Sonderfälle und die Betreuung der Kundschaft konzentrieren können.

In der NPO (NCE)-Variante eignet sich das Add-in insbesondere für gemeinnützige Einrichtungen, die ihre Mittel verantwortungsvoll einsetzen müssen und trotzdem einen professionellen Field-Service anbieten wollen. Mit Resource Scheduling Optimization wird Ihre Ressourcenplanung nachvollziehbar, skalierbar und effizient.

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